Akta osobowe - nowe zasady prowadzenia i archiwizowania dokumentacji pracowniczej w 2019 roku
(warsztaty praktyczne dla działów kadr na poziomie zaawansowanym)
Termin: 19.02.2019 r. / Miejsce: Warszawa
CEL SZKOLENIA
Celem szkolenia jest nabycie praktycznych umiejętności w tworzeniu oraz przechowywaniu teczek akt osobowych według obowiązującego stanu prawnego. Szkolenie będzie polegało na skompletowaniu teczki akt osobowychw oparciu o konkretne wzory, przykłady oraz kazusy dokumentów kadrowych.
GRUPA DOCELOWA
Szkolenie adresowane jest do pracodawców, dyrektorów departamentów prawnych, HR, kadr i płac, wszystkich jednostek zatrudniających pracowników oraz przedstawicieli biur rachunkowych i firm audytorskich, prowadzących obsługę kadrowo – płacową, kancelarii prawnych a także innych osób przygotowujących się do pracy w działach kadrowo- płacowych oraz HR.
PROGRAM SZKOLENIA
1. Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników i archiwizacji dokumentacji pracowniczej
a) jakie dokumenty w części A, B, C, D
b) numeracja i opis stron
2. Nowe zasady prowadzenia i archiwizowania dokumentacji pracowniczej na podstawie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
a) dokumentacja pracownicza: jakie dokumenty kadrowe stanowią dokumentację pracowniczą; postać papierowa i postać elektroniczna dokumentacji pracowniczej; nowe rozwiązania w zakresie prowadzenia akt osobowych; części akt osobowych
b) przechowywanie dokumentacji pracowniczej: przechowywanie dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika
c) archiwizacja: jakie nowe dokumenty będą podlegały archiwizacji w aktach osobowych; okres archiwizowania akt osobowych: w jakich sytuacjach dokumentacja pracownicza będzie podlegała 10-letniej archiwizacji, a w jakich okres przechowywania będzie wynosił 50 lat; szczególne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, która może stanowić dowód w postępowaniu sądowym
d) zniszczenie dokumentacji pracowniczej – dopuszczalność i tryb
e) obowiązkowa informacja wydawana pracownikowi wraz ze świadectwem pracy po ustaniu stosunku pracy – zakres informacji, wzór
f) świadectwo pracy – szczegółowe omówienie treści na podstawie wzoru obowiązującego od 01.06.2017 r.
g) zasady prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej – wymogi, przekształcenie dokumentacji sporządzonej w postaci papierowej w dokumentację w postaci elektronicznej, obowiązkowa informacja dla pracownika o prowadzeniu dokumentacji w postaci elektronicznej, wzór informacji
h) tryb i zasady wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub członkom jego rodziny
i) warunki wydawania pracownikowi kopii dokumentacji
j) odpowiedzialność karna i wykroczeniowa związana z nieprowadzeniem bądź nieprzechowywaniem dokumentacji pracowniczej
k) przepisy przejściowe – dopuszczalność zastosowania postaci elektronicznej i nowych okresów archiwizacji do dokumentacji wytworzonej w dotychczasowym stanie prawnym
3. Dokumenty pochodzące od kandydatów na pracowników – część A akt osobowych
a) kwestionariusz osobowy kandydata na pracownika – nowy wzór
b) orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, ze szczególnym uwzględnieniem:
- badań dt prowadzenia samochodu w celach służbowych - zwolnienia z badań wstępnych z uwagi na orzeczenie pochodzące z poprzedniego zatrudnienia
oryginał, kopia, wzory skierowania na badania profilaktyczne - zmiany obowiązujące od 01.04.2015 r.
c) dokumenty potwierdzające stopień niepełnosprawności w celu ustalenia szczególnych uprawnień pracownika z umiarkowanym i znacznym stopniem niepełnosprawności
d) świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia (za jaki okres pracodawca ma prawo żądać świadectwa pracy, postępowanie w przypadku informacji w świadectwie pracy o zajęciu wynagrodzenia za pracę)
e) postępowanie z dokumentami potwierdzającymi wcześniejsze zatrudnienie poza granicą państwa
f) czy pracodawca ma prawo żądać od kandydata na pracownika zdjęć i referencji oraz oświadczenia lub zaświadczenia z KRK o niekaralności?
g) kopia dowodu osobistego a GIODO – jak prawidłowo usunąć dokument z akt osobowych
4. Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia – część B akt osobowych
a) kwestionariusz osobowy pracownika – nowy wzór
b) umowa o pracę – nowy wzór
c) dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia - wzór (termin przekazania pracownikowi dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia, treść informacji u pracodawcy posiadającego regulamin pracy, treść informacji u pracodawcy nieposiadającego regulaminu pracy, jak prawidłowo określić normę czasu pracy, w szczególności pracownika niepełnoetatowego lub zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy, aktualizacja informacji na dzień 22.08.2016 r. w przypadku umów na czas określony)
d) oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami o równym traktowaniu w zatrudnieniu - wzór
e) pozostała dokumentacja przy nawiązaniu stosunku pracy (potwierdzenie odbycia wstępnego szkolenia BHP, zakres obowiązków pracownika, instruktaż stanowiskowy, oświadczenie o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym - wzór, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy i wynagradzania - wzór, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą)
f) nowa dokumentacja związana z formą wypłaty wynagrodzenia:
- obowiązkowa informacja pracodawcy - do przekazania pracownikom do 21.01.2018 r. - wzór
- wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych - wzór
g) dokumenty dotyczące korzystania przez pracowników z uprawnień rodzicielskich od 02.01.2016 r. – szczegółowe omówienie
- wniosek o urlop macierzyński – nowy termin złożenia, wzór
- wniosek o skrócenie urlopu macierzyńskiego - termin, wzór
- wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego pracownikowi – ojcu dziecka – termin, wzór
- wniosek o urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego - termin złożenia, wzór
- wniosek o urlop rodzicielski – nowy termin złożenia, wzór
- wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego - wzór
- oświadczenie drugiego rodzica o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego
- wspólne korzystanie przez rodziców z urlopu rodzicielskiego – wzór wniosku i oświadczenia
- wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego – nowy termin, wzór wniosku po 02.01.2016 r.
- wniosek o urlop wychowawczy – nowy termin złożenia, wzór
h) urlop wychowawczy (nowy termin złożenia wniosku)
- wzór wniosku o udzielenie
- wzór wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy w okresie możliwości korzystania z urlopu wychowawczego
- wzór wniosku o skrócenie urlopu wychowawczego
- równoczesne korzystanie z urlopu wychowawczego przez obydwoje rodziców – wzór wniosków, oświadczenia
i) zasady dokumentowania nagród
j) umowa o zakazie konkurencji w trakcie trwania umowy o pracę – kluczowe zapisy
k) dokumenty związane z powierzeniem mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się -
l) orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi
m) dokumentacja podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników
5. Dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy – część C akt osobowych
a) dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę – formułowanie przyczyn rozwiązania umowy o pracę – warsztaty
- rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem – nowy wzór
- rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron – wzór
- rozwiązanie umowy w trybie art. 52, 53 – nowy wzór
b) świadectwo pracy r. (termin wydania świadectwa pracy, czy wskazywać formę wykorzystania urlopu, zasady przechowywania świadectwa pracy i wydawania jego odpisu
c) umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy
d) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
e) orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy
6. Dokumentacja związana z odpowiedzialnością porządkową pracownika – część D akt osobowych
7. Pozostała dokumentacja pracownicza w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
a) jakie dokumenty obejmuje
b) zasady prowadzenia i przechowywania: obowiązek prowadzenia dla każdego pracownika oddzielnie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy
c) ewidencja czasu pracy z rozkładem przepracowanych godzin w poszczególnych dobach – treść karty ewidencji czasu pracy od 01.01.2019 r.
8. Pytania uczestników – szkolenie ma charakter praktyczny, czas na pytania przewidziany w trakcie całego czasu szkolenia
WARUNKI UCZESTNICTWA
Koszt uczestnictwa:
- jednej osoby 390 zł netto +23% VAT
- dwóch lub więcej osób z jednej firmy 350 zł/os netto +23% VAT
UWAGA OFERTA FIRST MINUTE!
- Przy zgłoszeniach na 14 dni przed terminem szkolenia obowiązuje cena promocyjna – 340 zł/os netto + 23 % VAT*
Do podanych wyżej cen nie doliczamy podatku VAT w przypadku, kiedy uczestnictwo w szkoleniu jest finansowane w co najmniej 70% ze środków publicznych.
Cena obejmuje: koszt uczestnictwa, materiałów szkoleniowych, przerw kawowych oraz obiadu. Noclegi rezerwują i opłacają Państwo indywidualnie.
Termin
Zajęcia odbywać się będą w centrum miasta w godzinach: 10:00 – 16:00.
O dokładnym miejscu szkolenia poinformujemy Państwa najpóźniej na 5 dni przed szkoleniem.
Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu szkolenia w przypadku, gdy wykładowca z przyczyn losowych nie będzie go mógł przeprowadzić.
Kontakt
Zgłoszenia przyjmuje:
Olga Łukaszewska
tel. (22) 46-49-709;
fax (22) 46-49-752
e-mail: olga.lukaszewska@irip.pl
Zgłoszenie powinno zawierać: temat i datę szkolenia, nazwiska uczestników oraz dane do wystawienia faktury. Rezygnacje przyjmujemy pisemnie najpóźniej na 5 dni roboczych przed terminem spotkania. Po tym terminie obciążamy Państwa kosztami uczestnictwa w wysokości 100 % opłaty
Dane do przelewu
Płatności należy dokonać po otrzymaniu potwierdzenia najpóźniej na 5 dni przed terminem szkolenia na wskazane konto. Na przelewie prosimy umieścić: temat i datę szkolenia oraz nazwiska uczestników.